Comment se préparer à une réunion ?

Une réunion fructueuse nécessite une préparation en amont. La première étape consiste à définir clairement l’objectif de la réunion. S’il est nécessaire d’aboutir à une prise de décision, il est indispensable que des experts sur le sujet et/ou des décideurs soient présents. Par ailleurs, les participants doivent être sélectionnés en fonction de leur implication réelle. L’objet n’est pas de regrouper des personnes partageant le même point de vue mais qui ont des idées à apporter en fonction du sujet.

réunion entreprise

Un ordre du jour est à établir à l’avance. Les horaires sont à découper en fonction de chaque sous-partie à traiter. Il convient d’ailleurs de faire parvenir cet OJ aux participants pour qu’ils puissent étudier le sujet et fournir des propositions pertinentes le jour J. Notez qu’une réunion ne doit pas se poursuivre au-delà de deux heures consécutives. Le cas échéant, il est indispensable de planifier une pause.

La préparation inclut aussi le choix d’une salle qui dispose de suffisamment de places pour accueillir confortablement les participants. Les options nécessaires sont à prévoir à l’avance : vidéoprojecteur, connexion internet, photocopieuse, paper board, etc. Proposer des supports à l’instar d’échantillons de produits ou de documents individuels aux participants est également une excellente option.

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